هل الاحتفاظ بنسخ إلكترونية من مستنداتي المحاسبية كافي قانونيًا بدل الورق؟

الاحتفاظ الإلكتروني بالسجلات المحاسبية مقبول، بشرط إن النسخة تكون واضحة، غير قابلة للتعديل بعد الحفظ، وسهل الرجوع إليها واسترجاعها كاملة لو الهيئة طلبتها — مش مجرد صورة سكانر رديئة الجودة مبعثرة في مجلدات من غير تسمية واضحة. المدة القانونية للاحتفاظ بالسجلات المحاسبية 7 سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المعنية، وبعض المستندات (زي عقود الأصول الثابتة طويلة الأجل) ممكن يتطلب احتفاظ أطول.

المشكلة الشائعة إن الشركات بتحتفظ بالمستندات على أجهزة شخصية أو بريد إلكتروني فردي بدل نظام مركزي منظّم، وده بيخلي استرجاع مستند قديم وقت التدقيق صعب أو حتى مستحيل لو الجهاز ضاع أو الموظف سايب الشركة. عند رسيخ، بنساعدك تبني نظام أرشفة إلكتروني مركزي منظّم بالفترة والفئة، عشان أي مستند تحتاجه يبقى في متناول يدك في دقايق مش أيام.